jueves, 19 de septiembre de 2019

AMBIENTE Y PRODUCTIVIDAD

Aumentar la productividad es una de las principales preocupaciones de las empresas. Para nadie es un secreto que el clima laboral de una organización influye directamente en dicha productividad y en la satisfacción de sus trabajadores.
Crear un clima laboral con las condiciones adecuadas para aprovechar el potencial de los colaboradores y aumentar la eficiencia de la organización es una tarea de la dirección de la compañía.

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Un ambiente de trabajo respetuoso, colaborativo, dinámico y responsable es la llave para que la productividad global e individual aumente, se incremente la calidad del trabajo y se alcancen los objetivos propuestos.
Para nadie es un secreto que el clima laboral de una organización influye directamente en la productividad y satisfacción de sus trabajadores. Un ambiente de trabajo respetuoso, colaborativo, dinámico y responsable es la llave para que la productividad global e individual aumente, se incremente la calidad del trabajo y se alcancen los objetivos propuestos.
Construir un clima laboral positivo es tarea de todos los integrantes de la compañía, para lograrlo se debe tener en cuenta que las condiciones físicas: iluminación, ventilación, distribución del espacio, influyen tanto como las interpersonales: liderazgo, confianza, respeto, etc. 
Lo más importante para alcanzar ese escenario es que existan interés y voluntad genuinos por parte de los involucrados, es decir, la organización y sus colaboradores deben alcanzar consensos para ello.
El problema de muchas organizaciones es que consideran que mejorar el clima laboral requiere una alta inversión y por esa razón dejan el asunto de lado. Esto es un gran error, puesto que las consecuencias de un mal ambiente laboral terminan siendo mucho más costosas que el gasto que requiere optimizarlo.
El talento humano es el capital más importante de cualquier organización, es la pieza fundamental para implementar la estrategia de negocio y alcanzar las metas propuestas por la dirección de la compañía.
Para que un colaborador alcance todo su potencial productivo, debe contar con las condiciones adecuadas para desempeñarse. No basta con tener un gran entrenamiento y las herramientas de trabajo disponibles, es clave que se sienta motivado, satisfecho y feliz con su trabajo, con su entorno, con sus compañeros y con sus jefes.

¿Cuáles Son las Características de un Clima Laboral Productivo?

El clima laboral se compone de un gran número de factores, tanto físicos como emocionales, que inciden en el comportamiento y desempeño de los integrantes del equipo de trabajo. Sin embargo, existen unos aspectos claramente identificables que permiten aumentar la productividad. Veamos los 5 más importantes:
1. Participación
Una compañía con un buen clima laboral propicia el involucramiento y la participación activa de las personas en los proyectos de la compañía. Dedicar tiempo para compartir con los colaboradores y hacerlos sentir parte importante del grupo provoca que, en tiempos buenos malos, el equipo se centre en alcanzar los objetivos y resolver los problemas sabiendo que está respaldado y que hay sentido de pertenencia y orgullo por lo que se hace.
2. Comunicación
Los colaboradores que actúan en un ambiente de cordialidad honestidad saben que pueden expresar sus opiniones y comentarios con libertad y que la información que reciben es igualmente transparente. Esto genera un gran compromiso y satisfacción, pues todos tienen claro la misión, valores y metas que persigue la compañía, entienden cuál es su aporte para alcanzar esos objetivos y saben cómo alcanzar los suyos propios.
3. Reconocimiento
Un gran clima laboral reconoce el esfuerzo de las personas para alcanzar sus objetivos. Gestionar el desempeño de los colaboradores permite ofrecer recompensas, no siempre monetarias, a las personas que hacen bien su trabajo. El objetivo es que el grupo sienta que su esfuerzo es valorado y que quienes no han logrado esos reconocimientos sepan que lo pueden alcanzar mejorando día a día en el desempeño de sus tareas y funciones.
4. Respeto
El respeto es la base de la convivencia en cualquier ámbito. Un clima laboral basado en el respeto por el otro, sus opiniones y actuaciones permite resolver las diferencias que se presenten entre el equipo. Pasar ocho horas al día junto con los compañeros no es fácil, pero con educación y cortesía se puede conformar un ambiente apropiado para todos.
5. Competitividad
Un clima laboral en el que se reconocen los logros hace que las personas estén motivadas para cumplir con mayor efectividad sus metas. Cuando esto sucede, la competitividad de la organización se incrementa y los colaboradores entienden que deben adaptarse a los retos y cambios que se presenten para alcanzar sus objetivos, individuales y globales, y competir sanamente con sus compañeros para convertirse en el mejor trabajador. 

¿Cómo Convertir el Clima Laboral en un Motor para la Productividad de la Organización?

La innovación, la creatividad y el liderazgo colaborativo son tendencias que permiten convertir a las organizaciones en lugares propicios para que los colaboradores exploten su potencial y contribuyan a construir nuevas estrategias para aumentar la productividad y la competitividad de la compañía en el mercado.
Estos son 5 consejos para fortalecer el clima organizacional y fomentar la creatividad, la innovacióny la productividad en las compañías:
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1. Apoyar las Ideas Nuevas
Para que una idea propuesta por un colaborador de la compañía tenga éxito necesita ser desarrollada e impulsada por sus superiores, puede que no todas vayan a tener éxito, pero aun sabiéndolo es importante apoyarlas e incentivarlas para crear un clima de innovación y apoyo a la creatividad.
2. Confiar en la plantilla
Los colaboradores pueden alcanzar su mayor nivel de productividad cuando están completamente seguros de la confianza que tienen por parte de sus jefes a la hora de realizar su trajo y encargarse de nuevos proyectos. La confianza en la plantilla es clave, ya que cuando los empleados no se sienten respaldados, los obstáculos para aprovechar todo su potencial son mayores.
3. Arriesgar un Poco Más
La planeación es la llave para el éxito de cualquier estrategia organizacional, sin embargo la planeación en exceso puede ser un obstáculo para la productividad. Es importante pasar más rápido de la planeación a la ejecución y tomar riesgos, esta es una característica de los equipos de trabajo que suelen ser mucho más efectivos y lograr mejores resultados.
4. Permitir un Ambiente Distendido
El ambiente de trabajo en una organización debe ser siempre responsable, respetuosos y profesional, pero la idea es disfrutar lo que se hace y no tomarlo como una obligación. Un ambiente distendido que permita el humor, la camaradería y la diversión es ideal para fomentar las buenas relaciones, el bienestar y la satisfacción de los colaboradores.
5. Fomentar la Participación y los Retos
La productividad en la organización puede aumentarse notablemente cuando se les permite a los colaboradores participar de la toma de decisiones importantesinvolucrándolos directamente y tomando en cuenta su opinión. La construcción de estrategias corporativas en las que participen activamente los colaboradores implica nuevos retos y compromisos para quienes las propongan.
Un clima laboral que cuente con las características anteriormente descritas es el lugar propicio para diseñar los mejores proyectos, ejecutar el trabajo con éxito, trabajar en equipo armónicamente y apoyar al talento humano para que explote todo su potencial y pueda desarrollar su carrera profesional, reconociendo sus logros y promoviéndolos internamente. Todo esto con el fin de incrementar la productividad individual y global en la organización.
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GESTION DE HORARIOS LABORALES

¿Para qué sirve el control horario?

El control horario sirve para eso mismo; tener un control de las horas trabajadas por cada empleado. Esto es beneficioso tanto para el trabajador como para la empresa. Con el control horario, el empleado podrá tener la seguridad de no trabajar horas extraordinarias que no van a ser remuneradas, y la empresa podrá controlar el problema del absentismo laboral y ahorrar tiempo en la gestión de horarios, entre otras cosas.
Con el sistema de control horario, además, el trabajador deberá marcar todas sus salidas y entradas de la oficina, incluso las que se dan en los descansos obligatorios. Esto es especialmente útil para ver las horas que el empleado pasa realmente trabajando y desarrollando sus tareas, con el objetivo de medir la productividad y tomar decisiones como las de aumentar o reducir el personal necesario para el desarrollo de proyectos concretos.
El control horario también sirve como herramienta de gestión de nóminas y salarios, al ser este una fuente de información tan importante. Con este sistema, se puede mejorar la organización de una empresa y, al mismo tiempo.
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VENTAJAS DE TENER CONTROL HORARIO EN UNA EMPRESA

Además de todos los beneficios de los que ya hemos hablado, implantar el control horario en una empresa supondría poder saber qué trabajador está en su puesto de trabajo en qué momento. Esto es útil, por ejemplo, si se produce una situación de emergencia. También se podrá realizar horarios flexibles con más facilidad, así como gestionar turnos con solo echar un vistazo al esquema que incluye los horarios de todos los trabajadores, y esto es especialmente útil si tu empresa tiene una alta rotación de personal. Finalmente, también es una buena manera de tener un recuento de las horas que debe la empresa al empleado, o las que el empleado debe a la empresa. En muchos lugares alrededor del mundo, incluyendo en España, es obligatorio el fichaje en las empresas.

POSIBLES DESVENTAJAS DE TENER CONTROL HORARIO EN UNA EMPRESA

La mayor desventaja es el rechazo que puede sentir el trabajador de cara a esta medida de control, al suponer una mayor vigilancia de su actividad en el puesto. Si se lleva a cabo este cambio en tu empresa, deberás asegurar que la manera en que lo comuniques internamente sea la correcta, siempre recalcando los beneficios que este sistema tiene para los trabajadores. Si no lo comunicas debidamente, tus empleados pueden sentir una falta de confianza por tu parte y eso puede llegar a desmotivarlos en sus puestos de trabajo.
  1. GESTIÓN DE HORAS LABORALES
Registrar las horas es importante, no solo cuando hablamos de planificar turnos, también es una manera efectiva de prevenir incidencias. Tener el control en todo momento de los turnos de trabajo agiliza numerosos trámites, como por ejemplo la planificación de vacaciones o absentismos.
Contar con la posibilidad de acceder a una base de datos, donde se almacenen las horas laborales de cada trabajador es muy efectivo, además, ayuda a prevenir incidentes legales ya que de este modo se encontrará protegido ante una posible inspección de trabajo.

  1. VALIDAR LAS HORAS LABORALES
Si anteriormente veíamos lo provisorio que es contar con un registro de horas, ahora observaremos lo efectivo que sería contar con todas las jornadas validadas por los empleados. No solo evitaría conflictos laborales, también se adaptaría en todo momento a las exigencias legales más exigentes.
Un inspector puede solicitar el registro de horas de los empleados, sobre todo si se tratase de una empresa con trabajadores a tiempo parcial o que realizasen horas extraordinarias, ya que la legislación laboral vigente obliga en estos casos a registrar las horas laborales. Acceder en cualquier momento a un informe de horas validado por el empleado supone una importante ventaja, que puede ayudar a mejorar la transparencia laboral de la empresa.

  1. FAVORECER LA COMUNICACIÓN INTERNA
Contar con un sistema que agilice la comunicación interna entre departamentos y trabajadores es verdaderamente práctico. No solo resulta favorable a la hora de gestionar proyectos, también facilita en mucha medida las labores administrativas dentro del departamento de RRHH. Fácilmente podrá gestionar las vacaciones, los absentismos o incluso los festivos que se dan en los diferentes calendarios laborales existentes. Una tarea tediosa y compleja, se puede simplificar en gran medida con un sistema de control de jornadas laborales adecuado.

  1. DISPONER DE UN SISTEMA CLOUD
El cloud computing ofrece la posibilidad de tener todos los archivos e información en internet, pudiendo acceder a dicha información desde cualquier lugar y en cualquier momento. Supone una importante ventaja en la gestión de documentos, agilizando todo tipo de labores. Las empresas encargadas de distribuir este tipo de servicios cuentan con numerosos protocolos de seguridad, cifrando los datos y asegurando en todo momento la información almacenada. Debemos añadir que todas las ventajas que ofrece y su bajo coste lo convierten en una elección sencilla y necesaria.

  1. RRHH Y LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS
El avance tecnológico ha supuesto un cambio radical en el sector de Recursos Humanos. Los sistemas de telecomunicaciones actuales facilitan el intercambio de información, agilizando numerosas labores internas dentro del departamento. Labores tan habituales como escribir un whatsapp, realizar una videoconferencia o compartir documentos en la nube, parecen actividades cotidianas del día a día, pero la mayor parte de estas actividades son mejoras tecnológicas que no conocen precedentes.

  1. SISTEMA DE CONTROL HORARIO Y REGISTRO DE JORNADAS
El sistema de control horario y registro de jornadas laborales Control Laboral es una herramienta de gestión de RRHH, donde podrá administrar múltiples labores, como la gestión de vacaciones, turnos de trabajo, absentismos, calendarios laborales, o incluso firma de documentos legales. Podrá disponer en todo momento con el registro de horas de todos los empleados, con la posibilidad de exportar a cualquier tipo de documento, hacer una hoja de datos, etc. Además, si inspección lo solicitase, puede acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento a los informes laborales requeridos con los registros de horarios.
El control horario, llamado también control de presencia, en una empresa es la acción de contabilizar las horas que ha trabajado cada uno de sus empleados, y cómo han sido estas repartidas a lo largo de su jornada. En esta contabilidad se incluyen las horas comprendidas entre la entrada y la salida del lugar de trabajo, así como las horas extraordinarias y las que no se han realizado, por el motivo que sea.
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LA MEJOR MANERA DE LLEVAR UN CONTROL HORARIO

Aunque el concepto de control horario suene al fichaje de toda la vida, no significa que la manera de llevarlo a cabo no se haya modernizado. Anteriormente, cuando un trabajador fichaba al entrar y salir del puesto, este lo apuntaba manualmente con papel y bolígrafo. Aunque hay empresas que todavía lo hacen así, este sistema no deja de producir una sobrecarga de trabajo que no es para nada necesaria. Imagínate todo el papeleo y exceso de documentos que eso supondría si estamos hablando de una empresa más o menos grande, con una plantilla más o menos extensa. A eso súmale los informes posteriores y la tarea de organizar los protocolos de dicho control horario.
Ahora están a disposición de cualquier empresas dispositivos o sistemas de registro automático, que actualizan la información de manera simultánea y en cuanto el trabajador indica su llegada o salida. Hablamos de sistemas como softwares de gestión de horarios laborales, aplicaciones para ordenadores e incluso móviles (que permiten que los trabajadores registren su inicio y fin de la jornada tanto fuera como dentro de la oficina), detección de huellas dactilares (procedimiento que, además, mejora la seguridad de la empresa y asegura que no haya personal no autorizado dentro de la oficina), códigos personales e intransferibles, la biometría o los sistemas de proximidad RFID mediante tarjetas de PVC, llaveros o pulseras. De este modo, la empresa puede llevar una mejor gestión del tiempo de sus trabajadores sin tener que emplear más horas en el proceso. Además, muchos de los sistemas de gestión que permiten llevar un control horario ofrecen otros servicios como el de integrarse con otros programas de administración de nóminas o la posibilidad de solucionar incidencias con mayor rapidez. En definitiva, es la mejor manera de ahorrar trabajo al departamento de recursos humanos, porque todo empresario tiene el objetivo de optimizar el tiempo empleado en procesos como la gestión de nóminas.

LA NOMINA

La nómina es una herramienta imprescindible para cualquier trabajador. Estamos acostumbrados a examinarla todos los meses pero ¿realmente sabemos interpretarla? En la mayoría de los casos no y por eso muchas veces apenas pasamos de comprobar el salario neto con el ingreso que hemos recibido en el banco.
El primer paso para comenzar a comprender la nómina es entender la diferencia entre el salario bruto y neto. El primero se refiere al montante total que figura en el contrato del trabajador con todos los complementos salariales, retenciones de IRPF y aportaciones a la Seguridad Social incluidos. El segundo, el salario neto o líquido, es lo que efectivamente recibe cada empleado en su cuenta. Una vez aclarados los conceptos básicos de sueldo neto y fijo es posible avanzar hacia la descripción detallada de lo que es una nómina,  su estructura y sus componentes.
Es importante saber que podemos acceder a todas las retenciones, a través de la página web oficial de la AEAT, Agencia Tributaria.
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¿Cómo definimos la nómina?

Según la definición de la Real Academia de la Lengua (RAE), una nómina es la “relación nominal de los individuos que en una oficina pública o particular han de percibir haberes y justificar con su firma haberlos recibido”. Es decir, la nómina es el sistema que utiliza la empresa para mantener un registro con los gastos y rendimientos que genera cada trabajador. Aunque cada compañía adapta las nóminas a sus necesidades (y sobre todo a su programa informático), todos los modelos de nómina cuentan con una serie de elementos comunes en cumplimiento de la normativa del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales (BOE 13/1/1995). Y es que las empresas están legalmente obligadas a informar a sus trabajadores sobre la procedencia y distribución de sus sueldo.

Las partes en las que dividimos la nómina

Recordemos que todas las nóminas, deben tener una estructura más o menos similar, ya que es un documento oficial. Como es lógico, pueden diferir en algunos puntos, dependiendo por ejemplo del tipo de trabajo, nuestro tipo de contrato, ect. Pero de forma general, podemos dividirlas en 3 partes fundamentales.

1. Datos informativos

Para que sea válida, toda nómina debe reflejar una serie de datos informativos relativos a la empresa, el trabajador y el periodo de pago. La empresa debe informar de su nombre, domicilio, CIF y número de inscripción en la Seguridad Social. (Conocido como código de cuenta de cotización). Esto sirve para saber quien es realmente el que contrata y paga al trabajador más allá del nombre comercial de la compañía. Por parte del empleado deberán figurar su nombre y apellidos, NIF, número de afiliación a la seguridad social, categoría del puesto de trabajo, grupo de cotización, fecha de alta y fecha de antigüedad en la empresa.
Recordemos que la antigüedad, es uno de los datos más importantes, en la nómina, y siempre debe estar reflejado. Ya que influye directamente sobre nuestro salario. La nómina sería el documento oficial, con el que el trabajador puede demostrar los años trabajando en la empresa, así como el puesto que ocupa.
Además, junto con estos datos, que normalmente figuran en la parte superior de la nómina, también deben aparecer el periodo de liquidación o devengado, es decir, las fechas cuando comienza el periodo y finaliza, el total de días que se pagan y la base de cotización o sueldo bruto sobre el que después se practicarán las deducciones. Aquí incluimos también los días trabajados del mes, etc. Esto es importante por ejemplo si hay un convenio o semejante.

2. El devengo o bruto

Si bien esta primera parte de la nómina es la más importante, no deja de ser información sobre la empresa. Es aquí donde el empresario refleja el devengo o salario bruto sobre el que después se practicarán las deducciones y retenciones (tercer bloque de la nómina). Hay que aclarar que existen dos clases de devengo, los que cotizan a la Seguridad Social y están sujetos a retenciones y las percepciones no salariales que están excluidos de cotización.
Toda nómina debe incluir de forma clara y separada ambos tipos de devengo, es decir, los conceptos por los que se retribuye al trabajador. En el primero de ellos ha de figurar el salario base, que se entiende como el sueldo sin aumentos de primas o antigüedad y sin las deducciones fiscales (además es lo que sirve como base de cotización para el paro). A este salario base se sumarán después los diferentes complementos salariales:
  • de carácter personales: derivados de la antigüedad, rango, formación… del trabajador
  • por el puesto de trabajo: derivados de su peligrosidad, horario, responsabilidad…
  • por calidad o cantidad de trabajo: derivados de los incentivos por objetivos, puntualidad, horas extraordinarias…
    de vencimiento periódico superior a un mes: derivados de las pagas extraordinarias, participación en beneficio, complemento de residencia, en especie (cualquier retribución no dineraria)…
Desde el 1 de enero de 2014, también están sujetas a cotización y se consideran percepciones no salariales las dietas de viaje, gastos de transporte, indemnizaciones por traslado, bajas laborales e indemnizaciones. Suelen establecerse por Convenio.

3. Retenciones y deducciones

Esta es la parte de la nómina que se refiere al dinero que se va restando al sueldo bruto por diferentes motivos hasta dar con el salario neto. Existen una serie de deducciones legales básicas y otras que puede hacer el empresario, por ejemplo para el plan de pensiones de la empresa. Entre las básicas y que figuran en cualquier nómina se encuentra la retención de IRPF cuyo mínimo se establece en función del rango salarial del empleado en función de unas tablas que anualmente actualiza el Gobierno. En cualquier caso, el empleado podría ajustar esta deducción a sus necesidades aumentándola por encima del mínimo si lo considerase necesario.
Las retenciones de IRPF 2016, son las que empezaran a contar en las nóminas a partir del próximo 1 de enero.  Estas retenciones son un adelanto de dinero que se da a Hacienda, y en base al cual luego nos tocará pagar o que Hacienda nos devuelva. Esta retención se calcula en base a:
  • Salario, mediante las tablas de retenciones de IRPF 2016. Válidas para 2015 y 2016.
  • Situación personal y familiar. Las tablas de retenciones de IRPF Son las del mínimo personal y familiar de la renta. El estado civil, el número de hijos a cargo, su edad, con discapacidad o no, personas mayores, etc.
  • Tipo de contrato. Por ejemplo si es indefinido, a tiempo parcial, de corta duración, etc. Las retenciones cambian.
La segunda deducción es de la Seguridad Social y que se divide entre las contingencias comunes (el 4,7% del salario para todos los trabajadores) y las de desempleo y formación profesional, que varían en función del tipo de contrato (indefinido o temporal).

En una empresa, la nómina es la suma de los registros financieros de los sueldos de los empleados, incluyendo los salarios, las bonificaciones y las deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestaron durante un cierto período de tiempo. La nómina tiene un papel importante en una sociedad por varias razones.
Desde un punto de vista contable, la nómina es crucial porque los impuestos sobre la nómina y la propia nómina, afectan considerablemente el ingreso neto de la mayoría de las empresas, y están sujetos a las leyes y reglamentos (por ejemplo, la nómina en EE. UU. está sujeta a las regulaciones federales y estatales). Partiendo de la ética desde el punto de vista empresarial, es fundamental que los empleados respondan con cuestionamientos a errores en la nómina e irregularidades. La buena moral de los empleados requiere una nómina a pagar a tiempo y con precisión. La misión principal del departamento que se ocupa de la liquidación de la nómina, es asegurar que a todos los empleados se les pague puntualmente y en forma, con las retenciones y deducciones correctas, asegurando que las retenciones y deducciones sean remitidas en tiempo y forma. Esto incluye el pago puntual de sueldos, retenciones de impuestos, y deducciones.
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Registro y procedimiento para contabilizar la nómina en Administración[editar]

Existen pasos fundamentales que son comunes en la mayoría de las organizaciones. Uno de esos pasos, que se ejecuta al final de cada período de pago, consiste en la preparación de la nómina, debe mostrar los nombres y remuneraciones de todos los trabajadores así como sus deducciones. La información que se incluye en ese registro de nómina consiste en el salario autorizado para cada trabajador y el número de horas trabajadas, tomadas de las tarjetas de tiempo o de documentos similares. Después de separar las horas ordinarias (estructurales) de las extraordinarias (no estructurales), y de aplicar las tarifas apropiadas para cada categoría laboral se tiene el total del salario devengado. La retención en la fuente, el aporte al seguro social, los impuestos por rendimientos de trabajo, y cualquier otra deducción (anticipos) autorizada por el trabajador se registran luego del valor devengado para obtener por diferencia entre el total devengado y los totales retenidos el valor neto a percibir.

Tipos de nómina[editar]

  • honorarios: la que esta hecha para las personas que son autónomos y/o independientes y declaran sus propios impuestos, (Abogados, Notarios, Registradores, Médicos, etc.,)
  • comisiones: los que solo reciben sueldo por realizar ventas y se llevan una comisión, en esta el patrón les retiene el impuesto para declararlo a hacienda y ya no tienen que hacer una declaración (a menos de que comisionen más de 300 000 anuales).
  • sueldos y salarios: son las más comunes y las que prácticamente todos conocen, los conceptos de pagos y de deducciones.



DOCUMENTOS PARA RRHH

La gestión documental consiste en el uso eficiente de toda la información relacionada con un negocio. La cantidad de información que las PyME gestionan en su día a día es demasiado extensa y esto puede suponer un problema si no se utilizan herramientas de gestión documental correctas. Sin ayuda de este tipo de gestores es complicado almacenar todos estos documentos de forma ordenada y segura y al mismo tiempo tener actualizada la base de datos de los empleados.
Si nos centramos en el departamento de recursos humanos, la gestión documental incluye contratos, documentos personales del empleado, nóminas, bajas médicas y mucha más información confidencial. El gestor documental es un programa que sirve de soporte para todo tipo de procesos de alta importancia en cualquier negocio independientemente de su tamaño. Si tienes curiosidad por saber cómo es un software de gestión de documentos puedes entrar en Factorial.
A la hora de valorar un proveedor de software de gestión documental debemos tener en cuenta si almacena la información en la nube, es decir, disponible desde cualquier lugar, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo (siempre que conozcamos las claves de acceso) son mucho más eficaces que los programas que almacenan toda la información únicamente en un dispositivo. Corremos el riesgo de perder toda la información si el dispositivo deja de funcionar, se pierde o lo roban.

Un punto importante a tener en cuenta sobre el uso de la gestión documental de recursos humanos es que toda la información debe estar accesible para todas las personas involucradas en el departamento de RRHH. Sistemas como el correo electrónico no funcionan como gestores documentales y tienen importantes vulnerabilidades que suponen un problema.
Escoger un software 100% seguro para almacenar los datos personales de los empleados es realmente importante para no comprometer la confidencialidad de toda esta información. Un buen sistema de gestión documental, permite acceder a la información necesaria en cuestión de segundos y limita la visibilidad de estos datos según el usuario que accede al programa.
Por ejemplo, un empleado no debería tener acceso a la nómina de otros empleados.
La protección a nivel interno es importante. Podríamos decir que la eficiencia de un sistema de gestión documental también se puede encontrar en el nivel de acceso que se pueda configurar. Algunos de los archivos pueden estar disponibles para todos los empleados, mientras otros pueden ser de acceso restringido sólo para personas que estén involucradas directamente con su contenido para evitar que información delicada y altamente privada de otros empleados se vean comprometida.
Finalmente, otro aspecto de suma importancia al utilizar un software de gestión documental es el ahorro de espacio que se consigue al digitalizar toda la información de los empleados.
El Departamento de Recursos Humanos se encarga de todos los temas relacionados con el personal de la empresa. Las funciones del Departamento de RRHH  son muy amplias y diferentes y por este motivo lo mejor es establecer un protocolo de actuación para cada actividad.
Para mejorar la gestión de cada tarea del departamento es aconsejable contar con una planilla de dashborad de RRHH para facilitar el trabajo diario de los trabajadores de este área de la empresa.

Tipos de documentos del área de Recursos Humanos

No todos los Departamentos de Recursos Humanos de las empresas son iguales, depende del tamaño de la compañía. Pero existen unas funciones básicas que debe realizar el responsable de Recursos Humanos y son muy diferentes entre ellas. Debemos contar con diferentes plantillas de documentos de Recursos Humanos para agilizar nuestro trabajo.

Documentos administrativos

Las actividades jurídico-administrativas del departamento comprenden la creación de contratos de los trabajadoresemisión de nóminas, contratación de seguros, etc. Esta tarea es la más burocrática del departamento.
  • Contrato de trabajadores: Todos los trabajadores de la empresa deben tener un contrato donde se determine la actividad que va a realizar el empleado por el coste y horas. Se trata del documento más habitual ya que determina la relación entre la empresa y el trabajador. Si hay promociones o ascensos hay que revisar el contrato y estipular los cambios producidos.
  • Recibos de nómina: Los trabajadores cobran por sus servicios a final de mes o por semana (según el acuerdo establecido). Para justificar el pago de la cantidad de dinero es necesario emitir una nómina. El contenido de la nómina identifica al empleado, el periodo de liquidación, el precio por hora del trabajador, deducciones, percepciones, modo de pago, etc.

SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Sistema de seguridad social integral
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La Seguridad Social Integral es el conjunto de instituciones, normas y procedimientos, de que disponen la persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida, mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programas que el Estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral de las contingencias, especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad económica, de los habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar individual y la integración de la comunidad.

ARTÍCULO 1o SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
El sistema de seguridad social integral tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana, mediante la protección de las contingencias que la afecten.
El sistema comprende las obligaciones del Estado y la sociedad, las instituciones y los recursos destinados a garantizar la cobertura de las prestaciones de carácter económico, de salud y servicios complementarios, materia de esta Ley, u otras que se incorporen normativamente en el futuro.
ARTÍCULO 2o PRINCIPIOS
El servicio público esencial de seguridad social se prestará con sujeción a los principios de eficiencia, universalidad, solidaridad, integralidad, unidad y participación:
  1. EFICIENCIA. Es la mejor utilización social y económica de los recursos administrativos, técnicos y financieros disponibles para que los beneficios a que da derecho la seguridad social sean prestados en forma adecuada, oportuna y suficiente;
  2. UNIVERSALIDAD. Es la garantía de la protección para todas las personas, sin ninguna discriminación, en todas las etapas de la vida;
  3. SOLIDARIDAD. Es la práctica de la mutua ayuda entre las personas, las generaciones, los sectores económicos, las regiones y las comunidades bajo el principio del más fuerte hacia el más débil.
    Es deber del Estado garantizar la solidaridad en el régimen de Seguridad Social mediante su participación, control y dirección del mismo.
    Los recursos provenientes del erario público en el Sistema de Seguridad se aplicarán siempre a los grupos de población más vulnerables.
  4. INTEGRALIDAD. Es la cobertura de todas las contingencias que afectan la salud, la capacidad económica y en general las condiciones de vida de toda la población. Para este efecto cada quien contribuirá según su capacidad y recibirá lo necesario para atender sus contingencias amparadas por esta Ley;
  5. UNIDAD. Es la articulación de políticas, instituciones, regímenes, procedimientos y prestaciones para alcanzar los fines de la seguridad social, y
  6. PARTICIPACIÓN. Es la intervención de la comunidad a través de los beneficiarios de la seguridad social en la organización, control, gestión y fiscalización de las instituciones y del sistema en su conjunto.
ARTÍCULO 3o DEL DERECHO A LA SEGURIDAD SOCIAL
El Estado garantiza a todos los habitantes del territorio nacional, el derecho irrenunciable a la seguridad social.
Este servicio será prestado por el Sistema de Seguridad Social Integral, en orden a la ampliación progresiva de la cobertura a todos los sectores de la población, en los términos establecidos por la presente ley.
ARTÍCULO 4o DEL SERVICIO PÚBLICO DE SEGURIDAD SOCIAL
La Seguridad Social es un servicio público obligatorio, cuya dirección, coordinación y control esta a cargo del Estado y que será prestado por las entidades públicas o privadas en los términos y condiciones establecidos en la presente ley.
Este servicio público es esencial en lo relacionado con el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Con respecto al Sistema General de Pensiones es esencial sólo en aquellas actividades directamente vinculadas con el reconocimiento y pago de las pensiones.
                                                                              CAPÍTULO II
Sistema de seguridad social integral Artículos 5 a 9
ARTÍCULO 5o CREACIÓN
En desarrollo del artículo 48o. de la Constitución Política, organízase el Sistema de Seguridad Social Integral cuya dirección, coordinación y control estará a cargo del Estado, en los términos de la presente ley.
ARTÍCULO 6o OBJETIVOS
El Sistema de Seguridad Social Integral ordenará las instituciones y los recursos necesarios para alcanzar los siguientes objetivos:
  1. Garantizar las prestaciones económicas y de salud a quienes tienen una relación laboral o capacidad económica suficiente para afiliarse al sistema.
  2. Garantizar la prestación de los servicios sociales complementarios en los términos de la presente ley.
  3. Garantizar la ampliación de cobertura hasta lograr que toda la población acceda al sistema, mediante mecanismos que en desarrollo del principio constitucional de solidaridad, permitan que sectores sin la capacidad económica suficiente como campesinos, indígenas y trabajadores independientes, artistas, deportistas, madres comunitarias, accedan al sistema y al otorgamiento de las prestaciones en forma integral.
El Sistema de Seguridad Social Integral está instituido para unificar la normatividad y la planeación de la seguridad social, así como para coordinar a las entidades prestatarias de las mismas, para obtener las finalidades propuestas en la presente ley.
ARTÍCULO 7o ÁMBITO DE ACCIÓN
El Sistema de Seguridad Social Integral garantiza el cubrimiento de las contingencias económicas y de salud, y la prestación de servicios sociales complementarios, en los términos y bajo las modalidades previstos por esta ley.
El Sistema de Seguridad Social Integral es el conjunto armónico de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos y está conformado por los regímenes generales establecidos para pensiones, salud, riesgos profesionales y los servicios sociales complementarios que se definen en la presente ley.
ARTÍCULO 9o DESTINACIÓN DE LOS RECURSOS
No se podrán destinar ni utilizar los recursos de las instituciones de la seguridad social para fines diferentes a ella.

AMBIENTE Y PRODUCTIVIDAD

Aumentar la productividad es una de las principales preocupaciones de las empresas. Para nadie es un secreto que el clima laboral de una or...