El primer paso para comenzar a comprender la nómina es entender la diferencia entre el salario bruto y neto. El primero se refiere al montante total que figura en el contrato del trabajador con todos los complementos salariales, retenciones de IRPF y aportaciones a la Seguridad Social incluidos. El segundo, el salario neto o líquido, es lo que efectivamente recibe cada empleado en su cuenta. Una vez aclarados los conceptos básicos de sueldo neto y fijo es posible avanzar hacia la descripción detallada de lo que es una nómina, su estructura y sus componentes.
Es importante saber que podemos acceder a todas las retenciones, a través de la página web oficial de la AEAT, Agencia Tributaria.
¿Cómo definimos la nómina?
Según la definición de la Real Academia de la Lengua (RAE), una nómina es la “relación nominal de los individuos que en una oficina pública o particular han de percibir haberes y justificar con su firma haberlos recibido”. Es decir, la nómina es el sistema que utiliza la empresa para mantener un registro con los gastos y rendimientos que genera cada trabajador. Aunque cada compañía adapta las nóminas a sus necesidades (y sobre todo a su programa informático), todos los modelos de nómina cuentan con una serie de elementos comunes en cumplimiento de la normativa del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales (BOE 13/1/1995). Y es que las empresas están legalmente obligadas a informar a sus trabajadores sobre la procedencia y distribución de sus sueldo.
Las partes en las que dividimos la nómina
Recordemos que todas las nóminas, deben tener una estructura más o menos similar, ya que es un documento oficial. Como es lógico, pueden diferir en algunos puntos, dependiendo por ejemplo del tipo de trabajo, nuestro tipo de contrato, ect. Pero de forma general, podemos dividirlas en 3 partes fundamentales.
1. Datos informativos
Para que sea válida, toda nómina debe reflejar una serie de datos informativos relativos a la empresa, el trabajador y el periodo de pago. La empresa debe informar de su nombre, domicilio, CIF y número de inscripción en la Seguridad Social. (Conocido como código de cuenta de cotización). Esto sirve para saber quien es realmente el que contrata y paga al trabajador más allá del nombre comercial de la compañía. Por parte del empleado deberán figurar su nombre y apellidos, NIF, número de afiliación a la seguridad social, categoría del puesto de trabajo, grupo de cotización, fecha de alta y fecha de antigüedad en la empresa.
Recordemos que la antigüedad, es uno de los datos más importantes, en la nómina, y siempre debe estar reflejado. Ya que influye directamente sobre nuestro salario. La nómina sería el documento oficial, con el que el trabajador puede demostrar los años trabajando en la empresa, así como el puesto que ocupa.
Además, junto con estos datos, que normalmente figuran en la parte superior de la nómina, también deben aparecer el periodo de liquidación o devengado, es decir, las fechas cuando comienza el periodo y finaliza, el total de días que se pagan y la base de cotización o sueldo bruto sobre el que después se practicarán las deducciones. Aquí incluimos también los días trabajados del mes, etc. Esto es importante por ejemplo si hay un convenio o semejante.
2. El devengo o bruto
Si bien esta primera parte de la nómina es la más importante, no deja de ser información sobre la empresa. Es aquí donde el empresario refleja el devengo o salario bruto sobre el que después se practicarán las deducciones y retenciones (tercer bloque de la nómina). Hay que aclarar que existen dos clases de devengo, los que cotizan a la Seguridad Social y están sujetos a retenciones y las percepciones no salariales que están excluidos de cotización.
Toda nómina debe incluir de forma clara y separada ambos tipos de devengo, es decir, los conceptos por los que se retribuye al trabajador. En el primero de ellos ha de figurar el salario base, que se entiende como el sueldo sin aumentos de primas o antigüedad y sin las deducciones fiscales (además es lo que sirve como base de cotización para el paro). A este salario base se sumarán después los diferentes complementos salariales:
- de carácter personales: derivados de la antigüedad, rango, formación… del trabajador
- por el puesto de trabajo: derivados de su peligrosidad, horario, responsabilidad…
- por calidad o cantidad de trabajo: derivados de los incentivos por objetivos, puntualidad, horas extraordinarias…
de vencimiento periódico superior a un mes: derivados de las pagas extraordinarias, participación en beneficio, complemento de residencia, en especie (cualquier retribución no dineraria)…
Desde el 1 de enero de 2014, también están sujetas a cotización y se consideran percepciones no salariales las dietas de viaje, gastos de transporte, indemnizaciones por traslado, bajas laborales e indemnizaciones. Suelen establecerse por Convenio.
3. Retenciones y deducciones
Esta es la parte de la nómina que se refiere al dinero que se va restando al sueldo bruto por diferentes motivos hasta dar con el salario neto. Existen una serie de deducciones legales básicas y otras que puede hacer el empresario, por ejemplo para el plan de pensiones de la empresa. Entre las básicas y que figuran en cualquier nómina se encuentra la retención de IRPF cuyo mínimo se establece en función del rango salarial del empleado en función de unas tablas que anualmente actualiza el Gobierno. En cualquier caso, el empleado podría ajustar esta deducción a sus necesidades aumentándola por encima del mínimo si lo considerase necesario.
Las retenciones de IRPF 2016, son las que empezaran a contar en las nóminas a partir del próximo 1 de enero. Estas retenciones son un adelanto de dinero que se da a Hacienda, y en base al cual luego nos tocará pagar o que Hacienda nos devuelva. Esta retención se calcula en base a:
- Salario, mediante las tablas de retenciones de IRPF 2016. Válidas para 2015 y 2016.
- Situación personal y familiar. Las tablas de retenciones de IRPF Son las del mínimo personal y familiar de la renta. El estado civil, el número de hijos a cargo, su edad, con discapacidad o no, personas mayores, etc.
- Tipo de contrato. Por ejemplo si es indefinido, a tiempo parcial, de corta duración, etc. Las retenciones cambian.
La segunda deducción es de la Seguridad Social y que se divide entre las contingencias comunes (el 4,7% del salario para todos los trabajadores) y las de desempleo y formación profesional, que varían en función del tipo de contrato (indefinido o temporal).
En una empresa, la nómina es la suma de los registros financieros de los sueldos de los empleados, incluyendo los salarios, las bonificaciones y las deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestaron durante un cierto período de tiempo. La nómina tiene un papel importante en una sociedad por varias razones.
Desde un punto de vista contable, la nómina es crucial porque los impuestos sobre la nómina y la propia nómina, afectan considerablemente el ingreso neto de la mayoría de las empresas, y están sujetos a las leyes y reglamentos (por ejemplo, la nómina en EE. UU. está sujeta a las regulaciones federales y estatales). Partiendo de la ética desde el punto de vista empresarial, es fundamental que los empleados respondan con cuestionamientos a errores en la nómina e irregularidades. La buena moral de los empleados requiere una nómina a pagar a tiempo y con precisión. La misión principal del departamento que se ocupa de la liquidación de la nómina, es asegurar que a todos los empleados se les pague puntualmente y en forma, con las retenciones y deducciones correctas, asegurando que las retenciones y deducciones sean remitidas en tiempo y forma. Esto incluye el pago puntual de sueldos, retenciones de impuestos, y deducciones.
Registro y procedimiento para contabilizar la nómina en Administración[editar]
Existen pasos fundamentales que son comunes en la mayoría de las organizaciones. Uno de esos pasos, que se ejecuta al final de cada período de pago, consiste en la preparación de la nómina, debe mostrar los nombres y remuneraciones de todos los trabajadores así como sus deducciones. La información que se incluye en ese registro de nómina consiste en el salario autorizado para cada trabajador y el número de horas trabajadas, tomadas de las tarjetas de tiempo o de documentos similares. Después de separar las horas ordinarias (estructurales) de las extraordinarias (no estructurales), y de aplicar las tarifas apropiadas para cada categoría laboral se tiene el total del salario devengado. La retención en la fuente, el aporte al seguro social, los impuestos por rendimientos de trabajo, y cualquier otra deducción (anticipos) autorizada por el trabajador se registran luego del valor devengado para obtener por diferencia entre el total devengado y los totales retenidos el valor neto a percibir.
Tipos de nómina[editar]
- honorarios: la que esta hecha para las personas que son autónomos y/o independientes y declaran sus propios impuestos, (Abogados, Notarios, Registradores, Médicos, etc.,)
- comisiones: los que solo reciben sueldo por realizar ventas y se llevan una comisión, en esta el patrón les retiene el impuesto para declararlo a hacienda y ya no tienen que hacer una declaración (a menos de que comisionen más de 300 000 anuales).
- sueldos y salarios: son las más comunes y las que prácticamente todos conocen, los conceptos de pagos y de deducciones.
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